איך לבחור את המקום המושלם לאירוע שלכם?

קביעת קהל היעד ורשימת האורחים שלכם

כאשר מחפשים מקום לאירוע, שני הדברים החשובים שצריך לדעת הוא: מי יהיו האורחים שלכם וכמה מוזמנים אתם מצפים שיגיעו לאירוע.

אחד הגורמים המגבילים את חלל האירוע הוא יכולת הקיבול שלו. וודאו שאתם יודעים לפחות את אומדן מספר האורחים כי מידע זה יצמצם מייד את מספר האפשרויות העומד בפניכם. כמו כן כדאי לשקול גם את סוג הקהל שיגיע לאירוע. קחו בחשבון שהמקום אמור להתאים לא רק לאירוע עצמו אלא גם לטעמם ולציפיותיהם של האורחים.

קביעת תאריך האירוע

בדקו ביומן שלכם את התאריכים, כי העיתוי עשוי להשפיע על החלטות רבות כולל בחירת מיקום האירוע. לאחר שקבעתם את רשימת האורחים, תאריך האירוע יהיה הגורם המגביל הבא.

תלוי איזה סוג של אירוע אתם מתכננים למשל אירוע כמו חתונה בטבע לא מתאים לעונת החורף. בכול מקרה אתם עשויים להידרש לגלות גמישות מבחינת תאריך האירוע כדי לקבל את המקום שבו אתם רוצים או ההפך, להתגמש עם בחירת המקום כדי לקבל את התאריך הרצוי. חשוב להתחיל בתכנון המקום תוך ידיעה היכן יהיה לכם או לאורחים שלכם קל יותר להתגמש.

הנה כמה שאלות שכדאי לשאול:

מהם התאריכים שבהם האורחים שלכם יוכלו להשתתף באירוע, בהתבסס על לוחות הזמנים שלהם? (למשל, בקיץ אנשים מרבים לצאת לחופשה בחו”ל…)
אילו מקומות יכולים להיות זמינים בתאריכים אלה?
ואם מדובר באירוע ארגוני, מהו הזמן המתאים ביותר לצוות הניהולי לקיים את האירוע?
קביעת גבולות התקציב

כשהתקציב פתוח, כל אחד יכול לתכנן אירוע גדול ולבחור באינסוף אפשרויות של אולמות וגני אירועים. אבל סביר להניח שהמשאבים הכספיים שלכם מוגבלים כך שאתם צריכים להיות מודעים כבר מן ההתחלה למגבלות הכלכליות שלכם.

האם המיקום מתאים לתקציב שלכם, כולל הוצאות הקייטרינג וספקי השירות האחרים?
האם ניהלתם משא ומתן יעיל עם ספקי השירותים לאירוע?
האם התקציב שלכם מאפשר גמישות במקרה שאחד הפריטים עלה יותר מכפי שתכננתם?

צמצום מספר המקומות המתאימים

לאחר שברור לכם מה יהיה מספר האורחים ומהם התאריכים האפשריים, זה הזמן לזהות מספר מקומות שבהם אפשר יהיה לקיים את האירוע.

אולמות, בתי מלון ומרכזי כינוסים הם חלק מהחללים הפופולריים עבור אירועים עסקיים, חתונות או בר מצוות, אבל הם לא האפשרויות היחידות. זה הזמן להיות יצירתיים בחשיבה שלכם. למשל, אם אתם מתכננים אירוע עם מספר מוזמנים מועט תוכלו לבחור מקום לאירועים קטנים בצפון שזמין בתאריכים הרצויים לכם. בכול אופן קחו בחשבון את הדברים הבאים:

לאן האורחים שלכם יעדיפו להגיע?

איזה סוג של אולם יהיה הכי נוח לאורחים?
איזה מקום לא צפוי עשוי דווקא להגביר את השתתפות האורחים באירוע שלכם?