תגובה מהירה לשינויים, חדשנות והתאמת פתרונות לבעיות שעולות מן השטח גם בצורה בלתי צפויה – הן חלק בלתי נפרד משמירה על יבול חקלאי ופיצוח דרכי
חשוב לוודא שכל האמצעים הדרושים לקיום האירוע בצורה תקינה נמצאים במקום – מחסומים, במה בגודל המתאים או אוהל שיש בתוכו את כל הדרוש – פינת קפה, שולחנות וכיסאות. כדאי לוודא שנבחר מקום שיש בו שירותים בקרבת מקום ושהגישה אליו נוחה עם כלי רכב. התאמה לתנאי מזג האוויר חשובים גם הם – מזגנים ניידים או תנורים לחימום. מתן תשומת לב לכל הפרטים האלה תוודא שהאירוע יהיה לא פחות ממושלם וישיג את המטרות של מי שארגן אותו.